GIDS - Huurovereenkomst bedrijfsruimte tekenen

Bent u een startende ondernemer en bent u op zoek naar een eigen kantoorpand, omdat vanuit huis werken niet meer lukt? Heeft u een bedrijf en is uw huidige kantoorpand te klein geworden? Of bent u op zoek naar een winkelruimte voor uw firma? Dan biedt het huren van een bedrijfsruimte via WBWD de juiste oplossing voor u! Voor u uw handtekening onder de huurovereenkomst zet, is het erg belangrijk dat u op de hoogte bent van alle zaken die in het contract worden benoemd. Zorg ervoor dat u goed voorbereid bent door deze gids grondig door te lezen. Dit blogartikel behandelt alle eisen en voorwaarden die worden benoemd in de huurovereenkomst voor een bedrijfsruimte:

Inhoud:

Het controleren van gegevens
Vaststellen soort bedrijfsruimte
Onderhandelen, onderhandelen en nog eens onderhandelen
Check, check, dubbelcheck
Het zetten van uw handtekening onder de huurovereenkomst voor de bedrijfsruimte
Overige vragen en meer informatie

1. Het controleren van gegevens

Een van de eerste zaken die u moet controleren, zijn uw eigen gegevens, die van uw bedrijf en die van de verhuurder. Klopt alles, zijn er geen fouten gemaakt, missen er nog bepaalde zaken? Daarnaast moet er een beschrijving van de bedrijfsruimte te vinden zijn op het contract. Hierbij moet het oppervlakte worden benoemd, evenals het adres. Bovenaan het contract wordt ook vastgesteld wat de bestemming van het pand is.

2. Vaststellen soort bedrijfsruimte

Voor u verder kunt gaan met het doornemen van de huurovereenkomst, is het van cruciaal belang dat u weet onder welk soort bedrijfsruimte uw bedrijf en pand valt. Er bestaan twee soorten bedrijfsruimten, namelijk: (middenstands)bedrijfsruimtes en overige bedrijfsruimtes. Voor beide typen gelden andere regels, die voor u van toepassing kunnen zijn. Deze worden verderop in het artikel besproken.

(Middenstands)bedrijfsruimte (230-ruimte)
Onder de eerste variant vallen bijvoorbeeld winkels, restaurants, hotels en besteldiensten. Belangrijk hierbij is dat het pand voor het publiek toegankelijk moet zijn en waar het product of de dienst direct geleverd wordt. Het ‘voordeel’ van een (middenstands)bedrijfsruimte is dat u extra wettelijke bescherming krijgt. Deze krijgt u omdat bedrijven die hieronder vallen vaak afhankelijk zijn van de vestigingsplaats en van investeringen die daaraan zijn gekoppeld. De wet zorgt voor meer zekerheid bij u als huurder.

Overige bedrijfsruimtes (290-ruimte)
Overige bedrijfsruimtes zijn onder andere kantoorruimtes, apothekers en banken. Huurders van overige bedrijfsruimten zijn niet even goed beschermd tegen zaken als opzegging dan huurders van (middenstands)bedrijfsruimtes. De gedachte hierachter is dat deze bedrijven minder locatiegebonden zijn dan bijvoorbeeld winkels of restaurants.

3. Onderhandelen, onderhandelen en nog eens onderhandelen

Dan is het zaak om te onderhandelen. Het contract kan worden opgedeeld in drie verschillende gebieden: de financiële, fiscale en juridische aspecten van het huren van een pand. Over alle bepalingen kan onderhandeld worden, i.v.m. de contractsvrijheid. Zorg er dan ook voor dat u de beste overeenkomsten kunt sluiten voor de bestemming van uw bedrijf.

3.1 De financiële aspecten

Onder het financiële gedeelte vallen zaken als huurprijs, betalingen en huurverhogingen.

3.1.1 De huurprijs van de bedrijfsruimte

Onderhandel over de huurprijs indien deze niet aansluit bij uw eisen en verwachtingen. Bepaal uw maximale budget door factoren als het soort pand, de locatie, servicekosten, btw, isolatiewaarde en de duur van de huurovereenkomst mee te nemen in uw berekening. Houd hierbij rekening met het feit dat een verhuurder de huurprijs vaak exclusief servicekosten en exclusief btw zal vaststellen. Kijk ook eens om u heen. Welke huurprijs hanteren vergelijkbare bedrijfspanden in de buurt? Mochten de onderhandelingen stuklopen rondom de huurprijs, dan kunt u een voorstel doen om deze te koppelen aan de omzet. Doorgaans wordt er gekozen voor een percentage van 10 tot 15 procent van de omzet. Dit is een manier die vooral startende ondernemers toepassen.

Zorg daarnaast voor verduidelijking. Wat zit er wel en niet bij de huurprijs inbegrepen? Huurt u casco, of zijn er ook bepaalde zaken zoals bijvoorbeeld servicekosten of vergunningen inbegrepen? Hanteert de verhuurder een waarborgsom of een bankgarantie? Moet u bijvoorbeeld een aanbetaling doen? Zo ja, hoeveel is dit?

3.1.2 De betaalwijze en -termijnen

Vindt de betaling van de huurprijs per maand, per kwartaal of op een ander moment plaats? Betaalt u vooraf of achteraf? Hanteert de verhuurder een huurvrije periode? Hierbij gaat het om een periode waarover u geen huur hoeft te betalen. Deze periode loopt vanaf dag 1 tot aan een afgesproken datum in de toekomst. Een tot drie maanden is gebruikelijk, bij langdurige contracten loopt deze periode soms nog veel langer door.

Stel dat er in de huurovereenkomst een periode van 3 tot 6 maanden of 1 jaar wordt aangegeven, dan is het een idee om de huur vooraf in een keer te betalen. Mocht u in financiële problemen komen, dan hoeft u in ieder geval geen rekening houden met de huur en mag u in het pand blijven zitten tot het contract is afgelopen. U zou ook kunnen onderhandelen over korting wanneer u het bedrag in één keer afbetaalt.

Hoe worden de servicekosten en nutsvoorzieningen verrekend? Vindt deze betaling in termijnen plaats, betaalt u een voorschot met eindafrekening, of wordt er van u verwacht dat u een nabetaling doet op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten? Zorg ervoor dat deze bepalingen omtrent verdelingen en berekeningen – vooral bij het huren van een pand in een bedrijfsverzamelgebouw – duidelijk worden vastgelegd in de huurovereenkomst.

De eindafrekening wordt vaak pas gedaan na het einde van de eerste huurperiode die vaak 5 jaar duurt. Dit kan een grote kostenpost zijn. Onderhandel hier bijvoorbeeld over een afspraak waarbij u ieder kalenderjaar een eindafrekening krijgt. Dat scheelt u op het einde enorm veel kosten. Geef hierbij ook aan dat u de eindafrekening zo specifiek mogelijk wilt. Zo kunt u de kosten beter controleren.

3.1.3 Huurverhogingen

Wanneer u eenmaal de huurovereenkomst heeft getekend, dan mag de verhuurder geen substantiële huurverhogingen meer doorgeven. Dit kan alleen wanneer er wederzijdse instemming plaatsvindt van beide partijen. In de praktijk komt het vaak voor dat er overeenkomsten worden gesloten voor twee periodes van vijf jaar. Na iedere periode van vijf jaar kan er door een van beide partijen een huurprijsherziening worden aangevraagd bij de kantonrechter. Kaart tijdens het gesprek de huurvaste periode aan. In deze periode mag de verhuurder de huurprijs niet verder opschroeven. Dit biedt u als ondernemer een stukje zekerheid.

3.1.4 Maak duidelijke financiële afspraken

Om financiële misverstanden te voorkomen is het handig om duidelijke afspraken te maken over onder andere:

De staat van oplevering bij het aangaan van de huurovereenkomst. Wanneer u niet rekent op inrichtingskosten en u er vervolgens bij de oplevering achter komt dat er geen enkele kast staat, dan kan dit een grote financiële tegenvaller zijn. Maak daarom samen met de verhuurder de beginstand van het pand op. Dan krijg u na afloop geen discussies over een wel of niet aanwezige schade;
Onder welke voorwaarden mag u het pand verbouwen? Moeten deze aanpassingen wel of niet ongedaan worden gemaakt na afloop van het huurcontract? Is het daarnaast toegestaan om teksten, lichtbakken of andere reclame-uitingen op de gevel aan te brengen?
De staat van oplevering bij het opzeggen van de huurovereenkomst. Hoe moet het pand eruitzien wanneer u de huur opzegt? De kosten voor een schilder kunnen bijvoorbeeld erg hoog zijn wanneer u hier niet op heeft gerekend;
Is de huurprijs inclusief of exclusief BTW? Lees hier meer over onder het kopje “Fiscale onderdelen van de huurovereenkomst” hieronder;
Indexatie van de huurprijs. Bij veel overeenkomsten wordt er uitgegaan van een jaarlijkse indexatie volgens CBS-indexatiecijfers. Leg dit ook vast in de huurovereenkomst.

3.2 Fiscale onderdelen van de huurovereenkomst

Volgens de Belastingdienst mag u alle kosten die u voor uw bedrijfspand maakt, aftrekken van de opbrengsten van uw onderneming. Denk aan kosten als:

Huur;
Energiekosten;
Schoonmaakkosten;
Verzekeringskosten;
Inrichtingskosten;
Kastruimte en andere opbergmogelijkheden.

3.2.1 Btw

Het kan zijn dat u over de huur van uw bedrijfsruimte btw moet betalen. Dit geldt vaak alleen voor bedrijven, niet voor bijvoorbeeld stichtingen. De voordelen hiervan zijn dat de huurprijs lager is, dat u de btw terug kunt vragen en de btw op onderhoudskosten aftrekbaar zijn. De volgende zaken moeten worden opgenomen in het huurcontract:

Aangeven dat de huur is belast met btw;
De datum waarop de belaste huur ingaat;
Een verklaring van u als ondernemer;
Een omschrijving van het pand met gegevens uit het Kadaster;
De datum waarop het boekjaar van uw onderneming begint (vaak op 1 januari 20XX).

Deze overeenkomst dient door huurder en verhuurder te zijn ondertekend.

3.3 Het juridische gedeelte op het huurcontract

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van het huurcontract: het juridische gedeelte. Wat zijn de afspraken tussen u en de verhuurder? Wat mag er wel en wat niet binnen de bedrijfsruimte?

3.3.1 Duur huurovereenkomst

De huurperiode van een middenstandsbedrijfsruimte geldt voor een periode van 5 jaar of langer. Deze wordt vervolgens opnieuw verlengd met 5 jaar en geldt hierna als huurovereenkomst voor onbepaalde tijd. Bij overige bedrijfsruimtes valt er goed te onderhandelen over de huurtermijn. U kunt hierbij aangeven welke termijn u zelf redelijk vindt. Hierbij bent u niets verplicht. Bij startende bedrijven is het mogelijk om een huurperiode van max 2 jaar af te spreken. Deze periode is bedoeld om startende bedrijven een kans te geven om na 2 jaar te stoppen of te verhuizen wanneer er een grotere ruimte gewenst is.

3.3.2 Faillissement en privé aansprakelijkheid

Het komt voor dat u als huurder een overeenkomst heeft getekend voor twee jaar en blijkt dat er na een jaar sprake is van een aankomend faillissement. Dit kan leiden tot betalingsachterstand. De verhuurder heeft het recht om het overige bedrag van alle huurtermijnen in één keer op te eisen. Bent u privé aansprakelijk, dan kan dit voor flinke schulden zorgen. Zorg er hierom voor dat u een niet te lange termijn laat opnemen in een huurovereenkomst. Een periode van 3 tot 6 maanden is in dit geval voldoende.

3.3.3. Onderverhuur

Indien u beschikt over een extra – onbenutte – ruimte, dan heeft u als huurder de mogelijkheid om deze te onderverhuren. Dit mag wettelijk gezien niet wanneer de verhuurder heeft laten blijken dat dit niet zou zijn toegestaan. Onderverhuren kan een juiste oplossing zijn wanneer uw onderneming om wat voor een reden dan ook minder goed loopt, of u bepaalde delen van het pand niet gebruikt. Het is belangrijk dat het wel of niet mogen onderverhuren staat vastgelegd in het huurcontract.

3.3.4 (Tussentijdse) beëindiging van de huurovereenkomst

Wanneer u een huurovereenkomst voor bedrijfsruimte aangaat, is het ook verstandig om het onderwerp ‘beëindiging van het huurcontract’ aan te kaarten. Het is belangrijk om hier samen duidelijke afspraken over te maken, zodat u weet wat u te wachten staat mocht de huur tussentijds worden opgezegd. Hierbij wordt er onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten bedrijfsruimten.

3.3.5 Huurovereenkomst wordt opgezegd door verhuurder

Wanneer u een (middenstands)bedrijfsruimte huurt, heeft u recht op huurbescherming. Mocht de verhuurder de huurovereenkomst willen beëindigen, dan kan dit alleen schriftelijk of bij het deurwaardersexploot. Hierbij moeten gronden worden genoemd die leiden tot opzegging. De opzegtermijn zoals de wet deze stelt, moet worden nageleefd. Mocht u als huurder niet instemmen met de opzegging, dan moet de verhuurder zelf naar de kantonrechter stappen. Is de huur voor de eerste keer aangegaan voor een periode van twee jaar of korter, dan geldt de huurbescherming echter niet.

Overige bedrijfsruimten kunnen schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van de geldende opzegtermijn. U als huurder kunt wel een beroep doen op de tijdelijke bescherming. De termijn waarbinnen ontruiming plaats moet vinden kan hiermee verlengd worden. U kunt echter geen verlenging van de huurovereenkomst vragen. Wel kunt u onderhandelen over de duur van de overeenkomst, de gronden van opzegging, de termijn van de opzegging en de wijze van opzegging. Mocht uw verhuurder de huur willen beëindigen tegen uw wil in, dan bepaalt de rechter de gang van zaken.

3.3.6 Huurovereenkomst wordt opgezegd door huurder

Tussentijds opzeggen is bij (middenstands)bedrijfsruimtes erg lastig en in de eerste 5 jaar bijna onmogelijk. Wanneer u als huurder hier wel voor kiest, dan kan dit oplopen tot een flinke schadevergoeding. Tegen het einde van deze vastgestelde termijn kan de huurovereenkomst door ieder van de partijen worden opgezegd. Deze opzegging moet geschieden bij exploot of via het huuropzeggingsformulier. De termijn voor beëindiging van het contract bedraagt minimaal een jaar.

3.3.7 Overname

Als de rechtspersoonlijkheid van uw bedrijf verandert, bijvoorbeeld wanneer een VOF wordt omgezet in een BV, is het van wezenlijk belang dat hierover afstemming plaatsvindt met uw verhuurder. U kunt in dit geval om een indeplaatsstelling vragen bij uw verhuurder. Dit houdt in dat u de nieuwe eigenaar van uw bedrijf vraagt om de huurovereenkomst van het pand over te nemen.

4. Check, check, dubbelcheck

Wanneer u klaar bent met onderhandelen, is het zaak om alle afspraken nog eens grondig door te lezen en te controleren. Mochten er onverhoopt toch nog zaken missen, dan kunt u deze nu nog aankaarten. U kunt beter extra goed voorbereid zijn, zodat er later geen discussies meer kunnen ontstaan.

5. Het zetten van uw handtekening onder de huurovereenkomst voor de bedrijfsruimte

Heeft u alles besproken en bent u helemaal zeker van alle afspraken in de huurovereenkomst? Dan rest u nog één taak: het zetten van uw handtekening. U bent de (gelukkige) huurder van uw eigen bedrijfspand!

6. Overige vragen en meer informatie

Heeft u nog vragen, of bent u op zoek naar meer verduidelijking? Schroom niet en neem contact op met Wonen Boven Winkels Deventer via 0570 – 504 130 of door een mail te sturen naar info@wbwd.nl.

Gids voor het tekenen van een huurovereenkomst voor een bedrijfsruimte